O contabilitate corectă pornește de la documente complete, întocmite la timp și organizate astfel încât fiecare operațiune să poată fi verificată ușor. Facturile, extrasele bancare, chitanțele, contractele și documentele de salarizare oferă informațiile pe baza cărora sunt înregistrate veniturile, cheltuielile, încasările, plățile și obligațiile fiscale.

Pentru o firmă, simpla păstrare a facturilor emise și primite nu este suficientă. Activitatea poate genera multe alte documente, în funcție de modul de lucru, numărul de angajați, existența stocurilor, utilizarea autoturismelor sau relațiile cu furnizorii și clienții. O bună organizare reduce erorile, simplifică munca persoanei care ține contabilitatea și ajută administratorul să cunoască mai bine situația financiară a afacerii.

Facturile și documentele pentru încasări și plăți

Facturile se numără printre cele mai importante documente folosite în contabilitate. Facturile emise arată bunurile livrate sau serviciile prestate clienților, iar cele primite justifică achizițiile realizate de firmă. Informațiile din aceste documente sunt folosite pentru înregistrarea operațiunilor și, după caz, pentru stabilirea obligațiilor fiscale.

O factură trebuie verificată înainte de a ajunge în contabilitate. Datele furnizorului și ale beneficiarului, data, numărul documentului, produsele sau serviciile facturate, valorile și informațiile fiscale aplicabile trebuie să corespundă operațiunii efective.

Pentru o evidență bine organizată sunt importante, în principal:

• facturile emise către clienți
• facturile primite de la furnizori
• facturile de avans și documentele aferente regularizării
• facturile de corecție sau storno, atunci când apar modificări
• documentele care justifică anumite achiziții și cheltuieli
• documentele privind încasările și plățile în numerar

La acestea se adaugă documentele bancare. Extrasul de cont prezintă operațiunile efectuate prin conturile firmei și permite identificarea încasărilor, plăților, comisioanelor bancare, ratelor, dobânzilor și a altor mișcări de bani.

În cazul operațiunilor în numerar sunt necesare documentele specifice fiecărei situații. Chitanțele, dispozițiile de plată sau de încasare și celelalte documente justificative trebuie păstrate și transmise către contabilitate. O cheltuială înregistrată corect trebuie să poată fi asociată unei operațiuni reale și unui document corespunzător.

Este util ca documentele să fie predate periodic, într-o ordine stabilită. De exemplu, facturile de achiziții pot fi grupate separat de cele de vânzări, iar documentele bancare separat de operațiunile în numerar. Această rutină scurtează timpul necesar verificărilor și ajută la identificarea rapidă a documentelor lipsă.

Contractele, documentele de personal și actele pentru bunurile firmei

Contractele au un rol important deoarece explică relația economică din spatele multor facturi și plăți. Un contract poate stabili prețul, termenul de plată, durata colaborării, condițiile de livrare sau modul în care este prestat un serviciu. În anumite situații, contabilul are nevoie de aceste informații pentru a înțelege și înregistra corect operațiunea.

În funcție de activitatea firmei, trebuie păstrate contractele cu furnizorii, clienții, proprietarii spațiilor închiriate, instituțiile de credit și alți parteneri. Actele adiționale sunt la fel de importante atunci când modifică valoarea, durata sau alte condiții ale contractului inițial.

Pentru firmele care au salariați, documentele legate de personal formează o categorie distinctă. Evidența salariilor și a obligațiilor asociate are nevoie de informații corecte despre fiecare angajat și despre activitatea desfășurată.

În această categorie pot intra:

• contractele individuale de muncă și actele adiționale
• documentele privind timpul lucrat
• documentele privind concediile de odihnă sau alte absențe
• certificatele de concediu medical, după caz
• documentele folosite pentru calculul salariilor
• documentele privind avantajele și beneficiile acordate salariaților

Administratorul trebuie să transmită la timp orice schimbare care influențează salarizarea. O modificare salarială, un concediu, o primă sau încetarea unui contract poate produce efecte asupra calculelor și raportărilor aferente perioadei respective.

O atenție separată merită bunurile utilizate de firmă. Achiziția unui laptop, a unui utilaj, a unui autoturism sau a altui bun folosit pe termen mai lung poate necesita o evidență diferită față de cumpărarea unor consumabile. Factura de achiziție trebuie păstrată împreună cu documentele relevante pentru recepție, punere în funcțiune, amortizare, transfer sau scoatere din gestiune, în funcție de situație.

Pentru firmele care lucrează cu mărfuri și materiale sunt importante și documentele de gestiune. Recepțiile, bonurile de consum, documentele de transfer, inventarele și actele privind diferențele constatate ajută la urmărirea stocurilor și la corelarea situației din contabilitate cu bunurile existente efectiv.

Documentele pentru deplasări, cheltuieli și situații speciale

Activitatea unei firme generează frecvent cheltuieli care necesită mai mult decât o simplă dovadă a plății. O tranzacție realizată cu un card al firmei, de exemplu, trebuie asociată documentului care arată ce a fost cumpărat și în ce scop.

Pentru deplasările în interes profesional pot exista documente privind transportul, cazarea, taxele de drum și alte cheltuieli legate de deplasare. În funcție de situație, acestea sunt însoțite de documentele interne necesare pentru justificarea deplasării și a sumelor acordate sau decontate.

Și utilizarea unui autoturism poate genera mai multe tipuri de acte. Facturile pentru combustibil, reparații, asigurări, taxe și alte costuri trebuie păstrate, iar documentația necesară se stabilește în funcție de modul în care vehiculul este deținut și utilizat de firmă.

Există și documente care apar mai rar, dar care pot avea o importanță contabilă mare. Printre acestea se află contractele de credit, graficele de rambursare, documentele pentru leasing, actele privind aporturile asociaților, dividendele, împrumuturile acordate firmei și documentele referitoare la achiziția sau vânzarea unor active.

Inventarierea aduce la rândul său documente importante. Listele de inventariere și actele întocmite pentru diferențele constatate permit compararea evidenței contabile cu situația reală a bunurilor, stocurilor, creanțelor și datoriilor.

Un principiu practic este ca orice operațiune cu efect asupra patrimoniului firmei să aibă documentele justificative corespunzătoare. Administratorul poate verifica periodic dacă pentru fiecare plată, încasare, achiziție sau vânzare există actele necesare și dacă acestea au ajuns la contabilitate.

Organizarea documentelor face contabilitatea mai sigură

Calitatea contabilității depinde și de modul în care circulă documentele în interiorul firmei. Dacă actele sunt strânse o singură dată după perioade lungi, verificarea devine mai dificilă. O rutină lunară sau chiar mai frecventă, adaptată volumului de activitate, permite rezolvarea rapidă a diferențelor și completarea documentelor lipsă.

O organizare simplă poate separa documentele pe categorii precum vânzări, achiziții, bancă, casă, salarii, contracte, mijloace fixe și gestiune. Pentru documentele electronice se poate folosi o structură similară de foldere, împărțită pe ani și luni. Denumirea consecventă a fișierelor ajută mult atunci când un document trebuie găsit după câteva luni sau câțiva ani.

Merită stabilit și cine răspunde de colectarea documentelor. Într-o firmă mică poate fi administratorul, iar într-o companie cu mai multe departamente responsabilitatea poate fi împărțită. Important este ca documentele să ajungă complet și la timp la persoana care se ocupă de contabilitate.

Păstrarea documentelor trebuie făcută conform termenelor și regulilor aplicabile fiecărei categorii de acte. Arhiva trebuie să permită identificarea și consultarea documentelor atunci când sunt necesare pentru verificări, raportări sau controale.

O contabilitate corectă se construiește, așadar, din operațiuni bine documentate și dintr-un circuit eficient al actelor. Facturile, extrasele bancare, contractele, documentele de personal, actele de gestiune și justificările pentru cheltuieli formează împreună imaginea financiară a firmei. Când documentele sunt complete, ordonate și transmise la timp, evidența contabilă devine mai precisă, iar administratorul poate lua decizii pe baza unor informații financiare bine organizate.